摘 要：制定計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目管理的成功實(shí)施非常重要。剖析了在計(jì)劃制定中常存在的計(jì)劃片面、流于形式、過(guò)粗或過(guò)細(xì)、沒(méi)考慮風(fēng)險(xiǎn)、缺乏裕量等問(wèn)題;在制定計(jì)劃過(guò)程中,首要的原則就是要有計(jì)劃執(zhí)行人的直接參與,強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目干系人積極主動(dòng)地參與進(jìn)來(lái)的必要性和重要性。項(xiàng)目計(jì)劃的制定過(guò)程,實(shí)際上是對(duì)項(xiàng)目一系列問(wèn)題澄清的過(guò)程,也是一個(gè)對(duì)計(jì)劃不斷進(jìn)行調(diào)整的過(guò)程,最后給出了在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)一般應(yīng)遵循的步驟流程。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;制定計(jì)劃;干系人;實(shí)施步驟章
一、引言
好的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的前提。一些大型項(xiàng)目最后做下來(lái)卻是個(gè)千瘡百孔,其中一個(gè)很重要的原因就是沒(méi)有做好計(jì)劃,沒(méi)有堅(jiān)持合理的工期。據(jù)估計(jì)大約有1/3的項(xiàng)目成本來(lái)自于返工。也就是說(shuō),這相當(dāng)于讓每三個(gè)人中的一個(gè)什么也不干,只是重做另外兩個(gè)人做錯(cuò)的事!劉易斯把它稱(chēng)為“準(zhǔn)備-射擊-瞄準(zhǔn)”式項(xiàng)目管理方式,意思就是說(shuō)不去認(rèn)真充分地考察、定義和計(jì)劃要去做的工作,而只是一味地想著快點(diǎn)結(jié)束它,結(jié)果往往會(huì)應(yīng)了那句老話(huà)“欲速則不達(dá)”。 事實(shí)上,不做計(jì)劃而只是在隨后的實(shí)施中遇到問(wèn)題才希望通過(guò)趕工來(lái)完成項(xiàng)目的想法是非常不可取的。布魯克斯法則指出:為一個(gè)已經(jīng)延期的項(xiàng)目在錯(cuò)誤的時(shí)間里增加人力,只會(huì)使它更加延期。
安德魯?史密斯(Andrew Smith)在《30塊智慧金塊》一書(shū)中談到:計(jì)劃的本質(zhì)在于在你真正開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目前,先停下來(lái)思考,以便于考慮如何能把它做得更好。Gregory認(rèn)為一體化的項(xiàng)目計(jì)劃和調(diào)度是項(xiàng)目成功的最重要因素。陸海、許保山等也指出:成功的項(xiàng)目首先取決于科學(xué)的項(xiàng)目計(jì)劃。編制工作計(jì)劃可以讓我們的工作有序,它明確了在未來(lái)應(yīng)該做些什么、在什么時(shí)候什么地方做、由誰(shuí)來(lái)做和怎樣去做。
20世紀(jì)六七十年代,項(xiàng)目管理工具和技術(shù)傾向于把注意力集中在項(xiàng)目生命期的執(zhí)行階段,因?yàn)樵撾A段投入的人力、物力和財(cái)力最多。然而到了80年代,人們開(kāi)始把更多的注意力轉(zhuǎn)移到了項(xiàng)目的開(kāi)始計(jì)劃階段,因?yàn)樵谶@里決定了項(xiàng)目的執(zhí)行計(jì)劃和設(shè)計(jì)方案,是決定項(xiàng)目增值潛力的最重要的階段,執(zhí)行階段盡管消耗最大,但它只不過(guò)是照計(jì)劃和設(shè)計(jì)把項(xiàng)目做出來(lái)。
在項(xiàng)目管理中有種想法認(rèn)為:項(xiàng)目是干出來(lái)的而不是計(jì)劃出來(lái)的,因此與其花時(shí)間去做計(jì)劃還不如去開(kāi)始干工作。有趣的是這種人沒(méi)有足夠的時(shí)間去做計(jì)劃,卻又總有時(shí)間來(lái)返工。在項(xiàng)目管理中有句諺語(yǔ)講得好:慢慢計(jì)劃,快速執(zhí)行。Rosenau MD.指出:相對(duì)于為解決因?yàn)闆](méi)有計(jì)劃而產(chǎn)生的問(wèn)題所花的時(shí)間而言,花在做計(jì)劃上的時(shí)間更少些。因此,想想返工的巨大代價(jià)和延期的高昂成本,就會(huì)明白制定項(xiàng)目計(jì)劃是多么的必要了。
二、制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)的誤區(qū)
(一)計(jì)劃片面
計(jì)劃過(guò)于片面的主要原因就是沒(méi)有讓計(jì)劃執(zhí)行人參與計(jì)劃的制定。我們知道,任何人制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)都無(wú)法考慮到項(xiàng)目的每一個(gè)方面,尤其當(dāng)其不是很清楚一項(xiàng)工作時(shí),對(duì)項(xiàng)目工作量和工作持續(xù)時(shí)間進(jìn)行估計(jì)時(shí)就必然會(huì)忽略很多細(xì)節(jié),以致使估計(jì)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離實(shí)際情況,結(jié)果具體執(zhí)行計(jì)劃的人也無(wú)法按照計(jì)劃行事。因此,制定實(shí)施計(jì)劃的首要原則就是讓具體計(jì)劃執(zhí)行人參與到計(jì)劃的制定中來(lái)。這樣不僅可以獲得他們的支持、調(diào)動(dòng)他們的積極性,而且還盡可能考慮到了項(xiàng)目所有的細(xì)節(jié)和影響因素。項(xiàng)目管理培訓(xùn)。
(二)計(jì)劃流于形式
人們總是傾向于回避痛苦追求歡樂(lè)。制定項(xiàng)目計(jì)劃因需要考慮和回答很多問(wèn)題,使人們?yōu)橹纯?結(jié)果就是許多人不愿意制定計(jì)劃,或者有計(jì)劃也是流于形式。他們并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到計(jì)劃制定的重要性,認(rèn)為與其花時(shí)間去做計(jì)劃,還不如立即開(kāi)始工作以期盡早完成。劉易斯把這種現(xiàn)象稱(chēng)之為:準(zhǔn)備—射擊—瞄準(zhǔn)。帕累托原則指出:人們80%的成果來(lái)自于他們20%的行為,Koch認(rèn)為帕累托原則幾乎可以適用于生活中的一切方面,由此他主張應(yīng)該集中精力來(lái)做那些能帶來(lái)最大收益的活動(dòng)。在項(xiàng)目管理中,計(jì)劃的制定正是能決定項(xiàng)目“80%的成功”的“20%的行為”,流于形式不重視制定計(jì)劃的項(xiàng)目,實(shí)際上在項(xiàng)目還沒(méi)有開(kāi)始就埋下了失敗的隱患。
(三)計(jì)劃過(guò)粗或過(guò)t
過(guò)粗的計(jì)劃將使我們失去對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的控制和管理,同時(shí)計(jì)劃過(guò)細(xì),也可能會(huì)使執(zhí)行人不解或誤解。在制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意把握適度的原則,好的計(jì)劃應(yīng)該是清晰和完整的,其基本要求就是要使計(jì)劃的詳細(xì)程度在可控的范圍之內(nèi)。Raz和Globerson對(duì)計(jì)劃制定中工作的詳細(xì)程度給出了判別標(biāo)準(zhǔn)，在此不作過(guò)多闡述。
(四)計(jì)劃沒(méi)有考慮風(fēng)險(xiǎn)
在制定計(jì)劃時(shí),鼓勵(lì)積極進(jìn)取的態(tài)度,但這并不等于魯莽。墨菲(Murphy)法則說(shuō),任何可能變壞的事都會(huì)變壞。用概率的語(yǔ)言來(lái)說(shuō),就是事情變壞的可能性總比變好的可能性大。在制訂計(jì)劃時(shí)考慮風(fēng)險(xiǎn),是前攝性的(proactive)而不是反應(yīng)性的,它有利于在將來(lái)當(dāng)不確定性對(duì)項(xiàng)目構(gòu)成威脅時(shí),減少損失并使項(xiàng)目執(zhí)行朝著有利的方向轉(zhuǎn)化。對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)根源的識(shí)別和分析可參考Chapman提出的6W方法。
(五)計(jì)劃沒(méi)有裕量
為了保證工作效率,避免人員的懶惰散漫,達(dá)到資源的充分利用,管理者通常會(huì)給做工計(jì)劃執(zhí)行人施加以較多的壓力,使整個(gè)系統(tǒng)在120%的負(fù)荷下運(yùn)轉(zhuǎn),這被劉易斯稱(chēng)之謂“只要肌肉的管理策略”。這樣就使得項(xiàng)目沒(méi)有多余的儲(chǔ)備來(lái)應(yīng)付突發(fā)事件和困難,一旦項(xiàng)目系統(tǒng)中某一工作或環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,整個(gè)系統(tǒng)就會(huì)面臨崩潰的危險(xiǎn),導(dǎo)致項(xiàng)目工期和成本的急劇增加,為此,劉易斯建議:任何系統(tǒng)的負(fù)荷都不要長(zhǎng)期高于85%。
計(jì)劃代表的是將來(lái)的事情,所以計(jì)劃里也應(yīng)包含一定的裕量作為應(yīng)急儲(chǔ)備。Koch指出:應(yīng)當(dāng)為項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和性能三個(gè)約束中都加入適當(dāng)?shù)膽?yīng)急儲(chǔ)備,使項(xiàng)目在執(zhí)行中受不確定性因素影響后,仍能保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性和連續(xù)性,避免計(jì)劃部署被打亂及項(xiàng)目重組帶來(lái)的混亂。
但是,有了裕量?jī)?chǔ)備并不代表項(xiàng)目就可高枕無(wú)憂(yōu),它只是為項(xiàng)目在遇到不確定性時(shí)上的部分保險(xiǎn)。為了保證項(xiàng)目能按時(shí)保質(zhì)完成,工作的效率是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中始終應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的,這就需要堅(jiān)持以下兩個(gè)原則:重要的事情要先做;將整塊的時(shí)間投入到單個(gè)重要的事情中,這是因?yàn)槟阋苍S可以做任何事,但你不能同時(shí)做好每件事!
三、項(xiàng)目計(jì)劃制定中的關(guān)鍵問(wèn)題
項(xiàng)目計(jì)劃制定與控制中,常使用的幾種工具和技術(shù)有:工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure,WBS)、甘特圖和CPM/PERT、掙得值法 ( earned value method)等等。有了這些工具和模版,去切實(shí)的執(zhí)行并正確的操作,就可以使我們更快地進(jìn)入項(xiàng)目角色,幫助我們理清問(wèn)題思路,快捷方便的通過(guò)圖表來(lái)分析問(wèn)題,減輕了從頭分析歸納問(wèn)題、手工繪制圖表進(jìn)行調(diào)整處理的繁瑣過(guò)程,增加了工作的規(guī)范性和高效率。需要指出的是,知道了這些工具和模板并不等于就成了項(xiàng)目管理專(zhuān)家。事實(shí)上,只有在深入理解這些工具和模板的基礎(chǔ)上,對(duì)項(xiàng)目管理實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行具體問(wèn)題具體分析,才能使這些工具和模板有效地發(fā)揮作用。
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